Information - Disclosure or Destruction?
KINOSHITA Hiroo / President of the Research Institute of Economy, Trade and Industry
March 17, 2002
Recently, we've come across many cases where an organization - be it public or private - ended up incurring greater damage for having tried to hush up internal scandals that ultimately came to light. Complete disclosure of information has been proposed as a countermeasure, and is in the process of being implemented. An example is the current move for total disclosure regarding information on any pressure exerted by politicians on the Foreign Ministry.
As for government institutions, they are required to disclose upon request documents either created or obtained in their official capacity in accordance with the "Law Concerning the Disclosure of Information Held by Government Offices" that came into effect in April 2001. Documents must be disclosed regardless of whether the content is deemed controversial or not, with the exception of information pertaining to privacy, national security or maintaining of peace and order.
Among private corporations also, there is a growing trend to seek the understanding and support of general investors by actively disclosing management information as part of their IR (Investor Relations) activities.
In Japan, there has traditionally been a strong inclination to limit internal information within a particular clique - the more so, if the information is valuable - except in cases where the intention is to advertise. That this insular social culture is gradually changing is welcome news indeed.
However, we should be wary of one point - stronger calls for disclosure of information has also given rise to a tendency to refrain from putting information into document form, or to destroy existing papers before they become public. For example, while there are procedures for exempting matters relating to national security from disclosure, there are some who consider such procedures cumbersome, and opt to destroy documents instead of preserving them. Then again, information expected to cause trouble in future isn't put into document form to begin with. Even documents that seem unlikely to cause controversy in the eyes of a third party are discarded after use. All of this is actually happening. Even in America, where the level of information disclosure is considered to be high, an external auditor was found to have destroyed important documents, as seen in the Enron incident.
Information disclosure always contains within it the possibility of becoming information destruction. What can we do to prevent this? One method would be to hold responsible individuals who were in any way involved with destroying information, even if their role was limited to that act. And in cases where an individual would have been penalized with regard to the content of the information had any of it remained, a heavier penalty should be imposed than if they hadn't destroyed that information. We must reward the act of preserving information, and not allow the truth to be covered up for lack of information. If disclosure proceeds in the current manner, there is a danger that reference materials with real significance will be lost, causing problems for historians of the future. This is a point that warrants due consideration by all.
The writer is President of the Research Institute of Economy, Trade and Industry.
As for government institutions, they are required to disclose upon request documents either created or obtained in their official capacity in accordance with the "Law Concerning the Disclosure of Information Held by Government Offices" that came into effect in April 2001. Documents must be disclosed regardless of whether the content is deemed controversial or not, with the exception of information pertaining to privacy, national security or maintaining of peace and order.
Among private corporations also, there is a growing trend to seek the understanding and support of general investors by actively disclosing management information as part of their IR (Investor Relations) activities.
In Japan, there has traditionally been a strong inclination to limit internal information within a particular clique - the more so, if the information is valuable - except in cases where the intention is to advertise. That this insular social culture is gradually changing is welcome news indeed.
However, we should be wary of one point - stronger calls for disclosure of information has also given rise to a tendency to refrain from putting information into document form, or to destroy existing papers before they become public. For example, while there are procedures for exempting matters relating to national security from disclosure, there are some who consider such procedures cumbersome, and opt to destroy documents instead of preserving them. Then again, information expected to cause trouble in future isn't put into document form to begin with. Even documents that seem unlikely to cause controversy in the eyes of a third party are discarded after use. All of this is actually happening. Even in America, where the level of information disclosure is considered to be high, an external auditor was found to have destroyed important documents, as seen in the Enron incident.
Information disclosure always contains within it the possibility of becoming information destruction. What can we do to prevent this? One method would be to hold responsible individuals who were in any way involved with destroying information, even if their role was limited to that act. And in cases where an individual would have been penalized with regard to the content of the information had any of it remained, a heavier penalty should be imposed than if they hadn't destroyed that information. We must reward the act of preserving information, and not allow the truth to be covered up for lack of information. If disclosure proceeds in the current manner, there is a danger that reference materials with real significance will be lost, causing problems for historians of the future. This is a point that warrants due consideration by all.
The writer is President of the Research Institute of Economy, Trade and Industry.
The English-Speaking Union of Japan
情報公開か情報破壊か
木下 博生 / （財）経済産業調査会理事長
2002年 3月 17日
最近、公的組織か私的組織かを問わず、内部の不祥事を隠そうとした結果、それが何らかの理由で表沙汰になったとき、却ってその組織が強いダメージを受ける例が多く見られる。それへの対策の一つとして、情報公開を徹底させるべきだとの提案がなされ、実行に移されている。外務省に対する国会議員の働きかけがあった場合、そのすべての情報を開示しようというのもその一つである。
行政機関の場合には、案件が問題ありとされるか否かとは無関係に、２００１年４月に施行された「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」に基づき、職務上作成、取得した文書等は、プライバシー、国家安全、治安維持等にかかわる情報を除き、請求があったときには、公開しなければならないこととなっている。
民間企業にあっても、IR活動の一環として、経営に関する情報を積極的に公開することにより、一般投資家の理解と支持を得ようとする動きが強まっている。
従来、日本では、宣伝を目的とする場合を除き、内部情報は、それが貴重なものであればあるほど、特定の仲間うちだけに限っておこうとする傾向が強かった。この閉鎖的な社会文化が徐々に変わりつつあるのは、極めて結構なことと言わねばならない。
だが、一つだけ注意を要することがある。それは、情報公開を求められるようになればなるだけ、情報を文書の形にしなかったり、作られた書類を公開前に破棄するという動きが出てきていることである。国家安全にかかわるもの等は、手続きを踏めば公開しないで済むのに、その手続きを煩瑣に感じて、書類を保存しないで破棄しようとする。あるいは、将来面倒なことになりそうな情報は、そもそも文書にしない。第三者から見ると特に問題になりそうもない書類ですら、用が済んだら捨てる。このようなことが現実に起こっているのである。情報公開が徹底しているといわれるアメリカにおいても、エンロン社事件に見られるように、外部の鑑査法人が重要な書類を破棄するという事態が起こった。
情報公開は、情報破壊につながる可能性を常に秘めている。それでは、如何にしてかかる破壊行為を防止するのか。私見であるが、情報を破壊したことがあとで分かった場合、破壊しただけの理由でそれに関与した者の責任を問うという手段が一つ。また、仮に情報が残されていたらそれにかかわる事実に関し責任を問われるようなケースでは、情報を破棄した者に、本来の責任よりもさらに重い責任を負わせるのである。情報を残したことが報われるようにし、情報不存在を理由に物事をうやむやにさせてはならない。現在のようなやり方で情報公開が進められると、本当に意味のある資料が少なくなって、将来の歴史家を困らせることになるおそれすら出てきているのである。この点は、皆で十分に考える必要がある。
（筆者は（財）経済産業調査会理事長。）
行政機関の場合には、案件が問題ありとされるか否かとは無関係に、２００１年４月に施行された「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」に基づき、職務上作成、取得した文書等は、プライバシー、国家安全、治安維持等にかかわる情報を除き、請求があったときには、公開しなければならないこととなっている。
民間企業にあっても、IR活動の一環として、経営に関する情報を積極的に公開することにより、一般投資家の理解と支持を得ようとする動きが強まっている。
従来、日本では、宣伝を目的とする場合を除き、内部情報は、それが貴重なものであればあるほど、特定の仲間うちだけに限っておこうとする傾向が強かった。この閉鎖的な社会文化が徐々に変わりつつあるのは、極めて結構なことと言わねばならない。
だが、一つだけ注意を要することがある。それは、情報公開を求められるようになればなるだけ、情報を文書の形にしなかったり、作られた書類を公開前に破棄するという動きが出てきていることである。国家安全にかかわるもの等は、手続きを踏めば公開しないで済むのに、その手続きを煩瑣に感じて、書類を保存しないで破棄しようとする。あるいは、将来面倒なことになりそうな情報は、そもそも文書にしない。第三者から見ると特に問題になりそうもない書類ですら、用が済んだら捨てる。このようなことが現実に起こっているのである。情報公開が徹底しているといわれるアメリカにおいても、エンロン社事件に見られるように、外部の鑑査法人が重要な書類を破棄するという事態が起こった。
情報公開は、情報破壊につながる可能性を常に秘めている。それでは、如何にしてかかる破壊行為を防止するのか。私見であるが、情報を破壊したことがあとで分かった場合、破壊しただけの理由でそれに関与した者の責任を問うという手段が一つ。また、仮に情報が残されていたらそれにかかわる事実に関し責任を問われるようなケースでは、情報を破棄した者に、本来の責任よりもさらに重い責任を負わせるのである。情報を残したことが報われるようにし、情報不存在を理由に物事をうやむやにさせてはならない。現在のようなやり方で情報公開が進められると、本当に意味のある資料が少なくなって、将来の歴史家を困らせることになるおそれすら出てきているのである。この点は、皆で十分に考える必要がある。
（筆者は（財）経済産業調査会理事長。）
一般社団法人 日本英語交流連盟